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Birn+Partners (B+P) per le sue attività necessita di raccogliere e utilizzare determinate informazioni sulle persone. B+P raccoglie solo informazioni rilevanti, necessarie ai dipendenti B+P per svolgere il proprio lavoro.

Le persone sono clienti, fornitori, contatti commerciali, dipendenti, potenziali candidati e altre persone con cui l'organizzazione ha un rapporto o potrebbe dover contattare.

La privacy è importante per B+P. Questa informativa sulla privacy spiega quali dati personali raccogliamo e come li utilizziamo, gestiamo e conserviamo per soddisfare gli standard di protezione dei dati di B+P e per rispettare la legge.

Informazioni di contatto di Birn+Partners: info@Birn-Partners.com

 

Quali informazioni vengono raccolte?

B+P raccoglie determinate informazioni sulle persone, tuttavia, le informazioni raccolte potrebbero non essere le stesse a seconda che l'individuo sia un cliente, un candidato, un fornitore, un dipendente o altre persone rilevanti.

 

Candidati

B+P si occupa di ricerca e selezione del personale, dove le informazioni sulle persone sono necessarie per portare a termine gli incarichi.

B+P raccoglie informazioni su tutti i candidati, inclusi nome, numero di telefono, e-mail. Queste informazioni vengono raccolte tramite il network dei social media o database come LinkedIn, Facebook ecc., dove sono disponibili pubblicamente, oppure tramite la rete personale da segnalazioni dei candidati.

Quando raccogliamo i dati sui candidati, gli stessi riceveranno una notifica entro 10 giorni dopo aver ottenuto le informazioni personali inviando loro una dichiarazione di consenso. B+P utilizza queste informazioni per contattare potenziali candidati, per adempiere agli incarichi di selezione ed headhunting, proponendo loro di essere presi in considerazione per una determinata posizione, per la quale sono stati valutati come candidati. I candidati inviano i loro CV, comprese le informazioni personali, a B+P per posizioni vacanti, valutazioni, coaching o candidature spontanee. Birn+Partners, dopo aver ottenuto una dichiarazione di consenso, conserva il CV per 6 mesi.

Alcuni candidati selezionati sono sottoposti a test della personalità. In relazione all’invio del test, il fornitore fa riferimento alla propria politica sulla privacy e Birn+Partners riceve una dichiarazione di consenso dal candidato.

Il CV e la candidatura, insieme alla dichiarazione di consenso, saranno conservati per 6 mesi nella relativa cartella in Sharepoint.

Quando un candidato viene assunto dal nostro cliente, B+P rimuove tutte le informazioni in conformità con la dichiarazione di consenso del candidato.

 

Clienti

I clienti scelgono B+P per avviare l’Executive Search allo scopo di trovare il loro prossimo manager, specialista o responsabili di livello C. Prima della collaborazione, i clienti forniscono le informazioni necessarie su richiesta di B+P.

Per costruire relazioni di successo con i clienti, B+P deve conservare determinate informazioni:

• Nome e informazioni di contatto (numero di telefono ed e-mail) delle persone chiave
• Indirizzo dell'azienda e sito web
• Numero Partita Iva
• Indirizzo e-mail per l’invio fatture
• Modalità di pagamento
• Informazioni riservate riguardanti gli obiettivi e le esigenze organizzative, ecc.

Nessuna delle informazioni è considerata un'informazione sensibile, ma riservata nei confronti dei clienti. Queste informazioni sono memorizzate nel nostro CRM e nel nostro sistema ERP Economics.

 

Fornitori

B+P ha diversi fornitori, che forniscono beni o servizi. Prima della collaborazione, i fornitori comunicano a  B+P tutte le informazioni più importanti.

Per costruire relazioni di successo con i fornitori, B+P ha bisogno di conservare determinate informazioni:

• Nome e informazioni di contatto (numero di telefono ed e-mail) delle persone chiave
• Indirizzo dell'azienda e sito web
• Informazioni sul conto bancario
• Modalità di pagamento

Queste informazioni sono memorizzate nel nostro CRM e nel nostro sistema ERP Economics.

 

Con chi saranno condivise le informazioni?

Candidati:

Le informazioni sui candidati sono suddivise in tre categorie:

 

• I candidati che hanno accettato di entrare nel processo di ricerca e selezione di B+P. Queste informazioni sui candidati possono essere condivise con tutte le persone interne a B+P e talvolta anche con il cliente (l’hiring manager)
• I candidati, che non sono ancora a conoscenza di essere dei potenziali candidati per una o più posizioni, riceveranno una notifica entro 10 giorni dall'ottenimento delle informazioni personali inviando loro una dichiarazione di consenso
• Candidati che sono coinvolti in un processo di coaching o assessment.

 

Clienti:

Le informazioni sui clienti sono condivise solo internamente in B+P e con il referente contabile di B+P.

Fornitori:

Le informazioni sono condivise solo internamente in B+P.

Dipendenti:

Le informazioni vengono condivise solo internamente in B+P e con il referente contabile di B+P.

Come e per quanto tempo Birn+Partners conserva le informazioni personali?

B+P si impegna a raccogliere, utilizzare ed archiviare solo le informazioni più importanti per gli incarichi in corso, che si tratti di incarichi di ricerca e selezione, onboarding, assessment, sviluppo, coaching o incarichi di back office, ad es. incarichi finanziari e amministrativi.

Tutte le informazioni sono archiviate in conformità al GDPR:

Le informazioni del candidato vengono conservate fino a 6 mesi dopo il consenso del soggetto. Le versioni cartacee sono conservate in armadi chiusi a chiave in ogni ufficio B+P, mentre la versione elettronica è conservata in SharePoint.

Le informazioni finanziarie vengono archiviate fino a 5 anni in conformità con la legge. La versione cartacea è conservata negli uffici di B+P in ogni paese, mentre la versione elettronica è conservata nel nostro sistema ERP Economics.

Secondo il Regolamento sui dati personali, Birn + Partners deve mantenere tutte le informazioni personali sicure e riservate.

Birn + Partners salva tutti i dati personali in sistemi informatici con accesso controllato e limitato.

 

Perché vengono raccolte?

Tutti i dati presenti in B+P vengono utilizzati per le attività di B+P o operazioni.

 

Candidati

Le informazioni sui candidati sono fondamentali per la nostra attività, poiché il fulcro della nostra attività consiste nell'essere in grado di trovare il giusto candidato o fornire una consulenza efficace ai clienti. Questo è ciò per cui i nostri clienti si affidano a noi. Questo, d’altra parte, offre l'opportunità ai potenziali candidati di essere presi in considerazione per posizioni vacanti.

 

Clienti

Tutte le informazioni relative ai clienti sono collegate a incarichi per i quali dobbiamo essere remunerati. Avere le informazioni corrette è fondamentale per ricevere i pagamenti.

 

Fornitori

Tutte le informazioni relative ai fornitori sono collegate agli acquisti effettuati da B+P per i quali i fornitori devono essere pagati. Disporre delle informazioni corrette è fondamentale affinché B+P rispetti i termini di pagamento stabiliti.

 

Datori di lavoro

Per questioni legislative, la maggior parte dei paesi richiede che i datori di lavoro dispongano di determinate informazioni rilevanti sui propri dipendenti al fine di rispettare i periodi di preavviso, pagare gli stipendi, ecc.

 

I diritti sulle info registrate

Secondo Birn+Partners, hai diritto a capire quali informazioni Birn+Partners ha registrato su di te, da dove provengono e per quale motivo vengano utilizzate.

Se le informazioni personali che Birn+Partners detiene su di te sono errate o fuorvianti, puoi in qualsiasi momento richiedere che le tue informazioni personali vengano corrette, cancellate o bloccate.

Puoi esercitare i tuoi diritti utilizzando le informazioni di contatto che trovi nella parte superiore di questa informativa sulla privacy.

Se desideri fare appello al trattamento dei tuoi dati personali da parte di Birn+Partners, puoi contattare l'Ispettorato dei dati al seguente indirizzo:

Agenzia di protezione dei dati

Borgergade 28, 5

1300 Copenhagen K

E-mail: dt@datatilsynet.dk